Warum komme ich vor lauter E-Mails nicht zum Arbeiten?
Inzwischen verbringen viele Mitarbeiter mehr als eine Stunde täglich, um Ihrer E-Mail-Flut Herr zu werden. Trotz der enormen Vorteile, die dieser Kommunikationsweg mit sich bringt, empfinden ihn viele auch als großen Zeitfresser, der zur Ablenkung, Missverständnissen, Stress und weiteren Problemen führt.
Kommt Ihnen diese Situation so oder so ähnlich bekannt vor?
Morgens um 10:00 Uhr in einem Büro eines mittelständischen Unternehmens:
Eigentlich wollte Thomas den Monatsbericht für seinen Chef schon vor einer Stunde fertig gestellt haben, aber … Immer wieder öffnet sich das kleine Meldungsfenster für E-Mails, um ihm eine neue Nachricht anzukündigen. „Könnte ja irgendwas Wichtiges sein!“ denkt er sich jedes Mal – war es aber heute bisher nicht. „Wo ich jetzt sowieso schon bei Outlook bin, kann ich noch schnell die E-Mail von dem Kunden gestern beantworten. Gesagt, getan. 15 Minuten später sitzt er wieder über seinem Monatsbericht. Es fällt ihm schwer, den Faden wieder aufzunehmen. „Wo war mein Gedankengang vorhin, was wollte ich nur schreiben?“
Etwas später, Thomas hat sich gerade wieder richtig gut eingearbeitet, da blinkt das E-Mailfenster. „Nicht schon wieder!“ brummt er. Gestern ging ein besonders günstiges, auch für den Privateinsatz nutzbares Angebot für ein Smartphone an alle Mitarbeiter. Dies ist seitdem die neunte E-Mail, in der jemand eine Bestellmitteilung oder Rückfrage nicht nur an den zuständigen Absender schickt, sondern durch unbedachten Einsatz der Schaltfläche allen antworten auch gleich noch an alle Empfänger der ursprünglichen Nachricht unsinnigerweise damit zumüllt. „Aber immerhin ist es ja mal interessant zu sehen, wer das Gerät bestellt und was die anderen auch fragen, auch wenn ich es schon seit Wochen besitze und damit für mich die Entscheidung gar nicht mehr ansteht…“ Somit liest er die Nachrichten doch wieder komplett durch, bevor er sie löscht.
Kurz vorm Mittagessen hat er nun endlich den Monatsbericht fertig. Bevor er Richtung Kantine aufbricht, kümmert er sich noch schnell um die letzten Mails. Seine Teamleiterin erinnert ihn noch einmal höflich daran, dass sie ihn vor zwei Wochen gebeten hatte, ein Dokument zur Messevorbereitung noch einmal zu überarbeiten und dann an sie zu senden. Langsam wird es mit der Zeit eng. „Upps, so ein Mist. Das hatte er doch glatt vergessen. Er scrollt gefühlte 150 Nachrichten nach unten und da liegt tatsächlich die Anfrage mit der Änderungsbitte von vor etwa 2 Wochen, die er damals nicht sofort bearbeiten konnte – sie hatte ja noch 10 Tage Zeit. In seinem überfüllten Posteingang hat er sie danach leider völlig übersehen. Er wird sich gleich nach dem Essen darum kümmern, auch wenn noch genug andere dringende Dinge anstehen…
Haben auch Sie häufig das Gefühl, dass Sie der Zeit hinterher rennen? Verspüren Sie den Druck von zu vielen E-Mails, dringenden Abgabeterminen und Meetingstress?
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